RECAP CUỘC HỌP CHƯA BAO GIỜ DỄ ĐẾN THẾ VỚI LOẠT CÔNG CỤ AI “THẦN THÁNH” NÀY!

Published Date: 2025-06-19 14:25:03

1. Nỗi ám ảnh mang tên “recap họp”

Ngoài chạy deadline thì một trong những nỗi ám ảnh với dân văn phòng, đó là recap cuộc họp. Recap – chỉ đơn giản là ghi chú lại những nội dung chính của cuộc họp thôi, có gì mà phải “căng” lên vậy? Trên thực tế, ai đã từng recap sẽ hiểu những khó khăn của công việc này:

Các thành viên trình bày quá nhanh

Bạn biết đấy, tốc độ đánh máy dù có thần sầu cách mấy vẫn không nhanh bằng tốc độ nói, nhất là khi người trình bày nói quá nhiều ý trong cùng một lúc. Vì thế người recap dễ bị thiếu ý, sót ý hoặc thậm chí ghi chú sai ý.

Nhiều bên trình bày cùng lúc

Các cuộc họp đông người bao giờ cũng có các phần trình bày – tranh luận – phản biện. Và đôi khi các nội dung này diễn ra đồng thời, khiến cho người viết recap không kịp nắm bắt được thông tin của từng bên. Kể cả khi có đánh máy thật nhanh thì cũng khó lòng recap đủ ý, đúng tinh thần của từng bên đã trình bày.

Cuộc họp sử dụng nhiều ngôn ngữ/thuật ngữ

Nếu có thành viên tham gia cuộc họp trình bày bằng tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn,… chắc hẳn sẽ càng làm cho người recap bị bối rối vì phải vừa nghe, vừa tự dịch, vừa ghi chép lại. Bên cạnh đó, các cuộc họp sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành cũng dễ gây khó khăn cho nhân sự làm nhiệm vụ recap. Vì thế, để recap dễ dàng, đầy đủ, bạn có thể cân nhắc sử dụng các “trợ lý AI” thông minh phổ biến hiện nay.

2. Vì sao nên dùng AI để recap cuộc họp?

Tập trung hoàn toàn vào cuộc họp: Khi sử dụng AI, bạn không còn phải vừa recap, vừa nghe để hiểu nội dung cuộc họp. Lúc này, AI đã thay bạn “ghi chép” đầy đủ mọi thông tin quan trọng. Bạn chỉ cần tập trung lắng nghe ý kiến các bên và có thể đưa ra quan điểm của mình vào cuộc thảo luận.
Không bỏ lỡ bất kỳ nội dung nào: Các công cụ AI làm việc liên tục, liền mạch và đảm bảo mọi thứ đều được ghi chú và tổng hợp lại đầy đủ. Bạn không phải lo lắng về việc thiếu sót ý kiến hay quan điểm của bất kỳ ai.
Dùng thời gian hiệu quả: Có trợ lý AI, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian cho việc điều chỉnh và sắp lại các nội dung recap. Ghi chú từ AI có thể chia sẻ cho tất cả mọi người ngay sau khi vừa họp xong, truyền đạt thông tin nhanh chóng, chuẩn xác
Recap kể cả khi “bạn không ở đó”: Nếu bạn đang có nhiều task cùng lúc, bạn bị trùng lịch họp hay lịch trình dày đặc thì AI sẽ giúp bạn recap. Không cần phải nhờ đồng nghiệp giúp đỡ, hãy để công cụ AI thay bạn trong phòng họp và ghi chép đầy đủ các thông tin.

3. Recap không cần động tay với top trợ lý AI “thần thánh

Để recap cuộc họp hiệu quả, bạn có thể tham khảo top các trợ lý AI phổ biến nhất hiện nay:

Otter.ai: Công cụ AI có khả năng sao chép cuộc họp trong thời gian thực nhờ tính năng ghi lại âm thanh, viết ghi chú, đồng thời tự chụp các trang trình bày để cuối cùng tạo ra bản tóm tắt hoàn chỉnh. Công cụ này có gói miễn phí cơ bản và gói trả phí chỉ từ từ $8,33/tháng.

MeetGeek: Giải pháp AI tự động ghi lại các cuộc họp và sao chép theo thời gian thực, để cung cấp một bản recap thật dễ hiểu cho người dùng. MeetGeek dễ dàng tích hợp liền mạch với Google Workspace, Trello, Slack. Bạn có thể sử dụng gói miễn phí bị giới hạn một số tính năng hoặc chọn gói trả phí từ $15/tháng.

Sembly: Không chỉ có khả năng recap, Sembly còn là một trợ lý tuyệt vời khi biết phân tích dữ liệu cuộc họp, đưa ra thông tin chi tiết cho người dùng. Với Sembly, bạn dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm, thậm chí công cụ AI này còn có thể thay mặt bạn tham dự và ghi chú các cuộc họp. Giải pháp AI này có gói cá nhân miễn phí và gói trả phí từ $10/tháng với bản dùng thử 7 ngày miễn phí.

Supernormal: Đây là công cụ AI được trang bị nhiều tính năng để ghi ghép và quản lý các cuộc họp. Supernormal có thể được tích hợp với Zoom, Google Meet và Teams, giúp việc ghi âm và video thuận tiện hơn. Ngoài ra, Supernormal còn hỗ trợ đa ngôn ngữ bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp và Tây Ban Nha. Nếu bạn dùng thử sẽ bị hạn chế một số tính năng, tuy nhiên bạn có thể cân nhắc gói trả phí từ $22/tháng.

Colibri.ai: Công cụ phiên âm cuộc họp này giúp bạn ghi lại và phiên âm các cuộc gọi trong thời gian thực. Sử dụng Colibri.ai giúp người dùng ghi chú các cuộc họp một cách ngắn gọn để chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Bên cạnh việc tích hợp dễ dàng với Zoom, Google Meet và Teams, công cụ AI này còn hệ thống các ghi chú cuộc họp của bạn một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm. Bạn có thể tham khảo gói miễn phí với các tính năng hạn chế hoặc chọn gói trả phí từ $16/tháng.

4. Mẹo tận dụng công cụ AI hiệu quả nhất

Lên agenda rõ ràng trước buổi họp

Để tận dụng tối đa khả năng các công cụ AI để recap cuộc họp, đầu tiên bạn cần lên agenda rõ ràng trước buổi họp. Việc lên sẵn các nội dung chính giúp AI ghi chú hiệu quả hơn, không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.

Thông báo team là buổi họp sẽ được ghi âm

Các công cụ AI sử dụng tính năng ghi âm để xử lý thông tin cho việc recap. Vì thế bạn cần thông báo trước với mọi người trong phòng họp về việc ghi âm cuộc họp để đảm bảo tính minh bạch.

Sử dụng bản recap như checklist hành động sau họp

Sau khi AI cung cấp bản recap hoàn chỉnh và đầy đủ, bạn hãy sử dụng tất cả những nội dung đã được hệ thống này như một checklist hành động. Dựa trên recap, bạn dễ dàng phân chia công việc cho team của mình, cũng như theo dõi tiến độ để đảm bảo không có sai sót hay trễ deadline dự án.

Đồng bộ dữ liệu với công cụ quản lý công việc

Cuối cùng, để sử dụng AI một cách hiệu quả, đừng quên đồng bộ dữ liệu sau cuộc họp với các công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay như Trello, Notion,… Điều này giúp bạn làm việc có hệ thống, quản lý công việc tối ưu và đạt được kết quả như mong muốn.

Bạn thấy đấy, khi có các công cụ AI hỗ trợ recap cuộc họp, việc ghi chép lại thông tin trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn. Sử dụng AI đúng lúc, đúng cách giúp bạn đỡ việc hơn, cũng như phát huy tối đa năng suất làm việc cá nhân mỗi ngày, ngại gì mà không thử?

Nguồn: Vietnamwork